قبل از تماس، دلیل مشخص داشته باشید
نوع محصول یا خدمت، محدودهای که پوشش میدهید و دلیل احتمال ارتباط با پروژه را برای خودتان روشن کنید. اگر اطلاعات کافی ندارید، آن را حدس قطعی نزنید. یک جمله معرفی و چند پرسش کوتاه آماده کنید. متن آماده باید به نظم ذهنی شما کمک کند؛ اگر مخاطب اطلاعات تازهای داد، گفتوگو را با پاسخ او ادامه دهید.
معرفی را کوتاه و قابل فهم نگه دارید
نام کسبوکار و حوزه فعالیت خود را بگویید و بررسی کنید اکنون زمان مناسبی برای یک پرسش کوتاه هست یا نه. از عبارتهای مبهمی مثل بهترین راهکار بازار دوری کنید. مخاطب باید سریع بفهمد شما چه چیزی ارائه میدهید و چرا تماس گرفتهاید. اگر زمان مناسب نیست، درباره مسیر یا زمان مطلوب ادامه سؤال کنید و انتخاب او را رعایت کنید.
با یک سؤال باز بودن نیاز را بسنجید
پیش از توضیح طولانی یا ارسال کاتالوگ، بپرسید خرید بخش مرتبط انجام شده یا هنوز پیشنهادها بررسی میشوند. اگر مخاطب مسئول این موضوع نیست، مسیر ارتباط مناسب را بخواهید. قرار نیست تماس اول همه جزئیات را حل کند؛ کافی است روشن شود نیاز مرتبط وجود دارد و برای ادامه باید با چه کسی و درباره چه موضوعی صحبت کنید.
متناسب با پاسخ، یک اقدام پیشنهاد دهید
اگر نیاز روشن است، درباره اطلاعات لازم برای پیشنهاد سؤال کنید. اگر محصول هنوز در حال انتخاب است، معرفی محدود یا نمونه مرتبط را پیشنهاد دهید. پیش از ارسال فایل، قالب و مسیر موردنظر مخاطب را بپرسید. فرستادن چندین کاتالوگ بدون توافق، دریافت یا بررسی آنها را تضمین نمیکند. خروجی مفید میتواند حتی دریافت یک مشخصات یا تعیین زمان گفتوگوی بعدی باشد.
پایان تماس را جمعبندی عملی کنید
قبل از پایان، آنچه توافق شده را با یک جمله مرور کنید: چه چیزی ارسال میشود، چه کسی آن را بررسی میکند و چه زمانی پیگیری انجام میشود. بعد نتیجه را در سابقه پروژه ثبت کنید. نام مسئول پیگیری در تیم شما هم باید روشن باشد. این کار مانع آن میشود که همکار دیگر بدون اطلاع از گفتوگوی قبلی، دوباره از ابتدا تماس بگیرد.
پاسخ منفی هم اطلاعات مفید است
اگر خرید بسته شده، محصول مناسب نیست یا مخاطب تمایلی به ادامه ندارد، نتیجه را محترمانه بپذیرید. هدف از پیگیری، کمک به یک تصمیم مرتبط است. برای تماس آینده تنها وقتی برنامه بگذارید که موضوع و زمان مناسبی برای آن وجود داشته باشد. کیفیت گفتوگو را با روشن شدن وضعیت و توافق واقعی بسنجید، نه فقط طول تماس.
چکلیست اقدام
- معرفی من حوزه فعالیت را روشن میکند.
- زمان مناسب گفتوگو را با مخاطب بررسی میکنم.
- پیش از پیشنهاد، درباره وضعیت نیاز سؤال میپرسم.
- ارسال فایل یا نمونه با مسیر مورد توافق انجام میشود.
- اقدام بعدی، مسئول و زمان پیگیری ثبت میشود.
نمونه آغاز تماس اول
سلام، من از مجموعهای در زمینه تأمین محصولات ساختمانی تماس میگیرم. الان زمان مناسبی برای یک سؤال کوتاه هست؟ میخواستم بدانم خرید بخش مرتبط با محصولات ما در پروژه شما انجام شده یا هنوز امکان بررسی پیشنهاد تأمینکننده وجود دارد؟
این گفتوگو یک نمونه آموزشی است؛ آن را با محصول و شرایط خودتان تطبیق دهید.
یک تماس اول خوب، وضعیت را روشن میکند و برای ادامه مسیر توافق میسازد.
کاربرد این مسیر را در دمو ببینید